Letölthető iratminta: Megállapodás iratmegőrzésről 2020
Amikor a vállalkozás ügyvezetése az iratmegőrzéshez kapcsolódó esetleges kötelezettségeit gyűjti össze fejben, elsőként biztosan az adóellenőrzéshez kapcsolódó iratmegőrzési kötelezettség jut az eszébe, s valószinűleg a vállalkozást e tekintetben terhelő, 5 éves megőrzési időtartam, az adó megállapításáig való jog elévülése. Arról azonban kevesebb információ áll rendelkezésre, hogy milyen iratok tartoznak e körbe, milyen jogszabályok alapján, milyen megőrzési helyen/módon (pl. digitálisan) és milyen más – nem adózási célu – pl. végelszámolási iratmegőrzési kötelezettség fordul elő jellemzően. Jelen cikk és a mellékletként csatolt iratminta ezek rövid összegzésére szolgál.
Megőrzendő iratok
Azon iratok körét, melyek megőrzése a gazdasági társaságokra nézve kötelező, elsősorban az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.) rendezi. Az Art. III. fejezetében az Értelmező rendelkezések között definiálja az irat fogalmát, amely a ”jogszabályban meghatározott bizonylat, nyilvántartás, a könyvvezetésről szóló jogszabályokban előírt könyvek, nyilvántartások, továbbá a tervek, szerződések, levelezések, nyilatkozatok, jegyzőkönyvek, határozatok (végzések), számlák és más kivonatok, igazolások, tanúsítványok, köz- és magánokiratok, megjelenési formájuktól – azaz papír vagy digitális – függetlenül”.
Az Art. 9. § e) pontja szerint az adózó köteles a jogszabályban előírt bizonylat kiállítására és megőrzésére.
A 77. § (1) bekezdésében deklarálja, hogy „a jogszabályban előírt bizonylatot, könyvet, nyilvántartást – ideértve a gépi adathordozón rögzített elektronikus adatokat, információkat is – úgy kell kiállítani, illetve vezetni, hogy az az adó alapjának, az adó összegének, a mentességnek, a kedvezménynek, a költségvetési támogatás alapjának és összegének, továbbá ezek megfizetésének, illetve igénybevételének megállapítására, ellenőrzésére alkalmas legyen.
Az Art. 228. §-a alapján az adóhatóság egymillió forintig terjedő mulasztási bírsággal sújthatja az adózót, ha iratmegőrzési kötelezettségének nem tesz eleget. Továbbá kimondja, hogy az iratmegőrzési kötelezettséggel egy tekintet alá esik, ha az ellenőrzés lefolytatására alkalmatlan állapotban kerülnek benyújtásra az iratok.
Az iratmegőrzési kötelezettség az iratok eredeti példányára, vagy ennek hiányában a jogszabályban előírt módon, elektronikus úton előállított hiteles másolatára vonatkozik. Ha azonban az adózó az iratot online hozzáférést biztosítva, elektronikusan őrzi meg, akkor az elektronikus hozzáférést, letöltést köteles biztosítani az adóhatóság részére egy esetleges ellenőrzés alkalmával. [Art. 78. § (8)-(9) bek.]
Megőrzési idő
Az Art. értelmében az iratokat az adózónak a nyilvántartás módjától függetlenül az adó megállapításához való jog elévüléséig, a halasztott adó esetén a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított öt évig kell megőriznie.
A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Szt.) ennél hosszabb időt határoz meg az iratok megőrzésének idejére. A 169. § alapján a beszámolót, valamint azt alátámasztó dokumentumokat legalább 8 évig kell megőrizni. A gyakorlatban számviteli bizonylatnak minősül az összes számla, szerződés, bankkivonat stb., melyet a cég könyvelésében megtalálunk a beszámoló alapjaként. Ebből azt a következtetést lehet – és érdemes – levonni, hogy a gazdasági társaságok iratai jelentős többségének megőrzésére az Szt. szerinti 8 éves határidő irányadó.
Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa. tv.) a gazdasági társaság által kibocsátott és befogadott számlák tekintetében további szigorú előírást tartalmaz, melynek értelmében előírja az adózók számára, hogy a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.
A megőrzési időre vonatkozó szabályokat több helyen is találhatunk. Abban az esetben, ha egy adott iratra többféle, eltérő megőrzési időt előíró jogszabály is tartalmaz rendelkezéseket, a hosszabb megőrzési időt kell betartani.
A megőrzés helye
Az Art. 78. § (1)-(2) bek. szerint a megőrzendő dokumentumokat az adóhatósághoz bejelentett helyen(jellemzően az adott társaság székhelyén) kell megőrizni. Bizonyos folyamatok céljából (úgy mint például könyvelés) a dokumentumokat ideiglenesen más helyen lehet tárolni, azonban az adóhatóság felhívására 3 munkanapon belül be kell azokat mutatni.
Az elektronikus formában kiállított bizonylatot ugyanilyen formában kell megőrizni. A digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet határozza meg az elektronikus információk hiteles megőrzésének lehetséges módszereit, pld.: az irat fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített időbélyegzővel való ellátása. Fontos, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét. [Szt. 169. § (5) bek.]
Az iratok megőrzéséről elsődlegesen az adózó köteles gondoskodni. Az adózónak lehetősége van arra, hogy egyéb személyt, vállalkozást az iratok őrzésével megbízzon, azonban ez esetben is az adózót terheli elsődlegesen a felelősség.
Jogutód nélküli megszűnés esetén az iratmegőrzés
Jogutód nélküli megszűnés (végelszámolás) esetében a cégnyilvánosságról, a bírósági cégeljárásról és a végelszámolásról szóló 2006. évi V. törvény (Ctv.) tartalmaz rendelkezéseket az iratmegőrzésre vonatkozóan.
A Ctv. 98. § szerint a vezető tisztségviselő a cég iratanyagát legkésőbb a végelszámolás kezdő időpontjától számított 30 napon belül köteles átadni a kijelölt végelszámoló részére, továbbá a nem selejtezhető és titkos minősítésű iratokról készített iratjegyzékeket szintén a végelszámoló részére átadja.
A mellékelt iratminta egy olyan iratmegőrzésről szóló megállapodás, mely elsősorban végelszámolás során teljesítendő iratmegőrzési kötelezettség szabályai alapján készült, ugyanakkor tartalmaz olyan általános szabályokat, mely más célú iratmegőrzési kötelezettség teljesítésére is alkalmas.
iLex Systems Zrt
Jogi Tartalom-Szerkesztő Ügyvédi Divízió
